„Wir vermuteten, dass nicht alle E5 brauchen. Aber niemand hatte Zeit, das auseinander zu nehmen. Mit DAMALO haben wir das in einigen Stunden belastbar analysiert und durchgerechnet."

Martin Kolb

Head of IT, Craftview

Übersicht

Craftview, eine europäische Softwaregruppe entwickelt um die Branchen zu stärken, die vom Handwerk getragen werden, setzte Microsoft 365 mit E5 für alle Nutzer ein — die pragmatische Folge einer historisch gewachsenen, über mehrere CSP-Provider verteilten Lizenzlandschaft. Das Gefühl, zu viel zu zahlen, blieb. Evidenz fehlte. Mit DAMALO analysierte das IT-Team Lizenzbestand, Office-Versionen und Feature-Nutzung, modellierte SKU-Szenarien und stellte auf E3 plus gezielte Add-Ons um. Ergebnis: Fünfstellige Ersparnis pro Jahr ohne Funktionsverlust für die Nutzer, Group-Based Licensing in Entra ID und eine belastbare Zahlenbasis für jede Empfehlung. Zeitaufwand: 8 Stunden, voll digital.

Ausgangssituation

Der Microsoft-Lizenzkatalog kennt über hundert SKUs plus Add-Ons. Pro Nutzer einzeln zu rechnen ist operativ kaum machbar. Craftviews IT ist historisch gewachsen, Lizenzen über mehrere CSP-Provider in unterschiedlichen Kombinationen. Pragmatische Folge: E5 für alle. Das Gefühl, zu viel zu zahlen, blieb. Evidenz fehlte.

Herausforderung

Die Optimierung hängt an zwei Fragen. Welche Funktionen braucht welcher Nutzer? Welche Lizenz rechnet sich für wen? Manuell zu klären, frisst Wochen. Dazu der alte Glaubenssatz: Volle Security nur mit E5. Microsoft hat das aufgeweicht. E3 oder Business Premium plus gezielte Security-Add-Ons bringen den gleichen Schutz.

Der Weg

Die KI-Agenten führten das IT-Team Schritt für Schritt durch die Lizenzoptimierung:

• Lizenz-Bestand und Add-On-Verteilung im Tenant erhoben

• Office-Versionen auf allen Geräten inventarisiert

• Feature-Nutzung analysiert, Nutzer-Personas gebildet

• SKU-Szenarien durchgerechnet, Risiken pro Empfehlung bewertet

• Umstellung auf E3 + Add-Ons operationalisiert

Die KI-Agenten analysierten, erklärten, modellierten und dokumentierten, das IT-Team entschied. Ergebnis: konkreter Einsparungsreport und geführte Umsetzung.

Ergebnisse

1. Fünfstellige Ersparnis pro Jahr ohne Funktionsverlust für die Nutzer.

2. Lizenz nach Bedarf: E3 als Basis, Premium-Features gezielt für die Nutzer, die sie brauchen.

3. Zeitaufwand: nur 8h, voll digital, jederzeit flexibel auf der Plattform in mehreren Sessions.

4. Group-Based Licensing: Lizenzen regelbasiert in Entra ID statt jedem User direkt zugewiesen.

5. Dokumentation: Belastbare Zahlenbasis für jede Empfehlung.

Ausblick

Die Einsparungen finanzieren die nächste Stufe der Microsoft Roadmap. Adoption weiterer Microsoft 365-Services und eigene KI-Agenten auf Microsoft Foundry.

„Hier macht die KI das Heavy Lifting der Datenanalyse: Nutzung analysieren, SKUs vergleichen, Szenarien rechnen, Risiken bewerten. Mit unserer Erfahrung trainiert, vom Kunden gesteuert."

David Malovecky

Gründer, DAMALO

Über Craftview

Craftview Software ist eine europäische Softwaregruppe für ERP-Lösungen im Handwerk und Bauwesen. Hauptsitz in Frankfurt, 11 Standorte, rund 330 Mitarbeiter, mehr als 20.000 Kunden.