Jeder nutzt E5 – und niemand hat die Zeit, es zu hinterfragen

Der Microsoft-Lizenzkatalog umfasst mehr als hundert SKUs plus Add-ons. Die Modellierung der richtigen SKU pro Benutzer – über Hunderte von Arbeitsplätzen hinweg, die oft auf mehrere CSP-Anbieter verteilt sind – ist manuell operativ unmöglich. Daher weichen die meisten Tenant-Umgebungen im Mittelstand standardmäßig auf eine pauschale Zuweisung, in der Regel E5, aus und zahlen stillschweigend zu viel. Der Verdacht, dass nicht jeder E5 benötigt, ist weit verbreitet. Die Beweise fehlen.

Das ist keine Faulheit. Die Optimierung hängt von zwei Fragen ab: Welche Funktionen benötigt der jeweilige Benutzer tatsächlich, und welche SKU-Kombination ist für dieses Profil am günstigsten? Der manuelle Abgleich beider Fragen über CSP-Portale, M365-Nutzungsberichte und Funktionsmatrizen hinweg dauert Wochen. Hinzu kommt ein veralteter Glaube, der sich hartnäckig hält: Volle Endpoint Sicherheit gibt es nur mit E5. Microsoft hat das geändert. Die Microsoft Defender Suite, Information Protection P2 und andere Premium-Sicherheitsfunktionen sind jetzt als Add-ons für E3 oder Business Premium erhältlich – gleicher Schutz, kleinere Rechnung.

Klassische Beratung für eine Lizenzprüfung? Sechs Wochen, fünfstellige Summen. Mit dem Berater verlässt auch das Wissen das Unternehmen. Bei der nächsten Preisänderung oder der nächsten Benutzerwelle heißt es wieder: „E5 für alle“.