Jeder nutzt E5 – und niemand hat die Zeit, es zu hinterfragen

Der Microsoft-Lizenzkatalog umfasst mehr als einhundert SKUs plus Add-ons. Die Modellierung der richtigen SKU pro Benutzer – über Hunderte von Arbeitsplätzen hinweg, die oft auf mehrere CSP-Anbieter verteilt sind – ist manuell operativ unmöglich. Daher weichen die meisten mittelständischen Tenants standardmäßig auf eine pauschale Zuweisung aus, in der Regel E5, und zahlen stillschweigend zu viel. Der Verdacht, dass nicht jeder E5 benötigt, ist weit verbreitet. Der Beweis fehlt.

Das ist keine Faulheit. Die Optimierung hängt von zwei Fragen ab: Welche Funktionen benötigt jeder Benutzer tatsächlich und welche SKU-Kombination ist für dieses Profil am günstigsten? Der manuelle Abgleich von beidem dauert über CSP-Portale, M365-Nutzungsberichte und Funktionsmatrizen hinweg Wochen. Darüber hinaus hält sich immer noch ein veralteter Glaube: Volle Security gibt es nur mit E5. Das stimmt schon seit einer Weile nicht mehr. Die Microsoft Defender Suite (ehemals Microsoft 365 E5 Security) und die Microsoft Purview Suite (ehemals Microsoft 365 E5 Compliance) setzen als Add-ons auf E3 auf – und, begrenzt auf 300 Arbeitsplätze, auf Business Premium – mit vergleichbarer Abdeckung für die Steuerelemente, die Sie tatsächlich nutzen.

Und die Arithmetik hat sich verändert. Am 1. Juli 2026 hat Microsoft Funktionen in die Suiten selbst verlagert – E3 enthält nun Defender für Office 365 Plan 1, Intune Plan 2, Remote Help und Advanced Analytics; E5 fügt Endpoint Privilege Management, Microsoft Cloud PKI und Enterprise App Management hinzu – und hat die Preise für die Suiten über alle Einkaufskanäle hinweg erhöht. Jede Berechnung „E3 plus Add-on schlägt E5“, die vor diesem Datum durchgeführt wurde, zählt nun Funktionen doppelt, die Sie bereits in der Suite besitzen. Das Modell muss neu gerechnet werden. Nicht vererbt.

Klassische Beratung für eine Lizenzprüfung? Sechs Wochen, fünfstellige Summen. Das Modell verschwindet mit dem Berater. Bei der nächsten Preisänderung oder der nächsten Benutzerwelle sind Sie wieder bei „E5 für alle“.